Tháng 2 năm 2026, Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản vừa ban hành thông báo chính thức về việc thay đổi quy trình xử lý hồ sơ đối với những người lao động nước ngoài đang làm việc theo hình thức phái cử (派遣／haken) với tư cách lưu trú kỹ sư – nhân văn – nghiệp vụ quốc tế. Nếu bạn đang làm haken hoặc biết ai đang ở diện này, hãy đọc kỹ vì có một số điểm thay đổi khá lớn.
4 Điều Cần Nắm Rõ
1. Hồ sơ thay đổi từ ngày 9/3/2026
Kể từ thứ Hai ngày 9/3/2026, hồ sơ xin gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú theo hình thức haken sẽ yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ mới so với trước. Cụ thể gồm 3 loại chính:
- Bản cam kết của công ty haken (派遣元) xác nhận nội dung công việc, phạm vi hoạt động phù hợp với tư cách lưu trú, và đồng ý hợp tác với cơ quan quản lý nếu có điều tra
- Bản cam kết của công ty tiếp nhận (派遣先) với nội dung tương tự, xác nhận hiểu rõ phạm vi công việc của người lao động và cam kết phối hợp khi cần
- Hợp đồng lao động giữa người lao động và công ty haken, trong đó ghi rõ thời hạn hợp đồng và nội dung công việc cụ thể
- Hợp đồng phái cử giữa công ty haken và công ty tiếp nhận, cũng phải thể hiện rõ thời hạn và phạm vi công việc
2. Bắt buộc phải có công ty tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ
Đây là điểm rất quan trọng: nếu tại thời điểm nộp hồ sơ mà bạn chưa xác định được công ty tiếp nhận, cục sẽ không thụ lý hồ sơ. Nói cách khác, không được nộp hồ sơ khi đang trong tình trạng “chờ tìm chỗ làm”. Phải có hợp đồng cụ thể với nơi làm việc thực tế rồi mới được nộp.
3. Thời hạn visa gắn liền với thời hạn hợp đồng haken
Khác với lao động trực tiếp (seishain hay keiyaku trực tiếp với công ty), người làm haken sẽ được cấp visa có thời hạn tương ứng với thời hạn hợp đồng phái cử. Hợp đồng còn bao lâu, visa cấp bấy nhiêu. Điều này có nghĩa là nếu hợp đồng haken của bạn ngắn, rất có thể visa cũng sẽ ngắn theo — cần chuẩn bị tâm lý và kế hoạch gia hạn sớm hơn so với người làm trực tiếp.
4. Cục có thể đến tận nơi làm việc để kiểm tra
Trong quá trình xét duyệt hồ sơ, cục xuất nhập cảnh có quyền liên hệ trực tiếp với cả công ty haken lẫn công ty tiếp nhận để xác minh nội dung công việc thực tế của người lao động. Điều này có nghĩa là nội dung bạn khai trong hồ sơ phải khớp hoàn toàn với những gì bạn thực sự đang làm tại nơi làm việc.
Tóm Lại — Những Việc Bạn Cần Làm Ngay
Nếu bạn đang làm việc theo hình thức haken với visa kỹ sư và sắp đến hạn gia hạn, hãy chuẩn bị sớm các giấy tờ sau: bản cam kết từ công ty haken, bản cam kết từ công ty tiếp nhận, hợp đồng lao động với công ty haken, và hợp đồng phái cử giữa hai bên công ty. Đồng thời chắc chắn rằng bạn đã có địa điểm làm việc cụ thể trước khi nộp hồ sơ, vì thiếu bất kỳ điều kiện nào trong số này đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc không được thụ lý.
